3 ข้อ! ทำไมไม่ควรใช้เมลส่วนตัวทำงาน

อีเมลส่วนตัวในการทำงาน สะดวกจริง แต่ระวังนะ

หลายบริษัทใช้อีเมลส่วนตัวในการทำงาน เพราะคิดว่าสะดวกและประหยัด แต่รู้หรือไม่ว่าการใช้อีเมลส่วนตัวในการทำงานนั้นอาจส่งผลเสียต่อบริษัทได้ในระยะยาว วันนี้ ECOM จะพาไปดูเหตุผลหลักๆว่า “ทำไมไม่ควรใช้อีเมลส่วนตัวในทำงาน”

1. ข้อมูลรั่วไหล

นึกภาพว่าข้อมูลลูกค้า ข้อมูลทางการเงิน หรือข้อมูลทรัพย์สินทางปัญญาของบริษัทคุณรั่วไหลออกไป เหตุการณ์นี้จะสร้างความเสียหายให้กับบริษัทของคุณมากแค่ไหน? แน่นอนว่าคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายในการแก้ไขความเสียหาย แถมยังอาจเสียลูกค้าหรือคู่ค้าไปด้วย

อีเมลส่วนตัวมีความปลอดภัยน้อยกว่าอีเมลบริษัท ดังนั้นการปล่อยให้พนักงานใช้อีเมลส่วนตัวในการทำงานอาจทำให้ข้อมูลของบริษัทตกอยู่ในความเสี่ยง ดังนั้น CEO ควรส่งเสริมให้พนักงานใช้อีเมลบริษัทในการทำงานแทน เพื่อปกป้องข้อมูลของบริษัทให้ปลอดภัย

2. ภาพลักษณ์ของบริษัทเสียหาย

การปล่อยให้พนักงานใช้อีเมลส่วนตัวในการทำงานอาจทำให้บริษัทของคุณดูไม่เป็นมืออาชีพและขาดความน่าเชื่อถือ ลูกค้าหรือคู่ค้าอาจมองว่าบริษัทของคุณไม่ได้ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลหรือประสิทธิภาพในการทำงาน

ลองจินตนาการว่าคุณเป็นผู้รับ คุณมั่นใจได้อย่างไรว่าอีเมลเหล่านี้มาจากคนในบริษัทที่คุณต้องการจะติดต่อจริงๆ อีเมลเหล่านี้ถูกส่งมาจากแหล่งที่น่าเชื่อถือหรือไม่และปลอดภัยที่จะเปิดอ่านจริงรึเปล่า ยิ่งในปัจจุบันที่มิจฉาชีพมาหลากหลายรูปแบบ ทั้ง อีเมล SMS หรือ คอลเซ็นเตอร์

ดังนั้น เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือในการติดต่องาน บริษัทควรให้พนักงานใช้อีเมลสำหรับบริษัท แทนการใช้อีเมลส่วนตัว

3. ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง

อีเมลบริษัทมักมีฟีเจอร์และเครื่องมือที่ช่วยในการทำงานได้ดีกว่าอีเมลส่วนตัว เช่น การจัดเก็บไฟล์ขนาดใหญ่ การทำงานร่วมกันในทีม การติดตามสถานะงาน เป็นต้น

หากพนักงานใช้อีเมลส่วนตัวในการทำงาน พวกเขาอาจต้องเสียเวลามากขึ้นในการทำงานเหล่านี้ ซึ่งอาจส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง ซึ่งจะส่งผลโดยรวมต่อบริษัทหากพนักงานทำงานได้ช้าลง ดังนั้นบริษัทจึงควรส่งเสริมให้พนักงานใช้อีเมลบริษัทในการทำงานแทน เพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หากคุณเป็นเจ้าของกิจการ คุณคงไม่อยากเห็นข้อมูลของบริษัทรั่วไหล ประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานลดลง และภาพลักษณ์ของบริษัทเสียหายใช่ไหม? และนี่ยังไม่รวมถึงความยุ่งยากที่อาจจะตามมาเมื่อมีพนักงานลาออก เพราะ ไฟล์ต่างๆและข้อมูลที่พนักงานคนนั้นมีในครอบครองก็ยังอยู่ในไดรฟ์ส่วนตัวของพนักงานคนนั้นซึ่งพนักงานคนอื่นหรือตัวเจ้าของบริษัทเองก็ไม่สามารถเข้าถึงได้

เนื่องจากเป็นอีเมลส่วนตัวทำให้ต้องยื่นขอ Permission จากพนักงาน A ก่อน ซึ่งอาจทำให้กระบวนการทำงานต่าง ๆ เกิดความล่าช้าได้และหากพนักงาน A เกิดใจร้ายลบไฟล์ข้อมูลลูกค้าทิ้ง พนักงานที่เหลือก็จะไม่สามารถใช้งานไฟล์นั้นได้เลย

การใช้อีเมลส่วนตัวในการทำงานไม่ได้ผิด เพราะแต่ละองค์กรมีแนวทางการทำงานที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับนโยบายและความต้องการขององค์กรนั้น ๆ แต่หากองค์กรใดเลือกที่จะใช้อีเมลส่วนตัวของพนักงานในการทำงาน ก็ควรพิจารณาข้อจำกัดต่าง ๆ ให้ดี

หากสนใจใช้งานอีเมลบริษัท เราขอแนะนำ Google Workspace เป็นบริการระบบอีเมลบริษัทที่คุ้มค่าและเข้าถึงได้

ด้วยราคาพิเศษจาก ECOM เริ่มต้นเพียง 104 บาทต่อบัญชีต่อเดือนเท่านั้น ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้บริการขั้นต่ำจึงเหมาะกับองค์กรทุกขนาดที่กำลังมองหาระบบอีเมลเพื่อเพิ่มความปลอดภัย ความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร