รีวิว Google Workspace กับความสำเร็จของธุรกิจผู้ใช้งานจริงในระดับโลก

ยุคนี้ใครๆ ก็ว่าเป็นยุคแห่งการเปลี่ยนแปลง (Disruption) ที่เกิดจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีที่เติบโตและถูกพัฒนาอย่างรวดเร็ว ทำให้ทุกธุรกิจเริ่มปรับตัวและหันมาทำ Digital Transformation กันยกใหญ่ เพราะต่อจากนี้ไปการอยู่ร่วมและอาศัยเทคโนโลยีในการดำเนินชีวิตไม่ใช่เป็นเพียงแค่ทางเลือก แต่เป็นพื้นฐานที่ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญ ซึ่งหนึ่งในเครื่องมือและเป็นกลไลสำคัญที่มาช่วยปฏิวัติระบบการทำงานร่วมกันในองค์กรสมัยใหม่ก็คือผลิตภัณฑ์ประเภท Collaboration & Productivity Tools อย่าง Google Workspace ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน ซึ่ง Google workspace มีอะไรบ้าง และการใช้งาน Google workspace จะเป็นอย่างไรนั้น เราอยากชวนให้ทุกท่านติดตามได้จาก รีวิว Google Workspace พร้อมกรณีศึกษาที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จของธุรกิจระดับโลกไปพร้อมกันครับ

รีวิว Google Workspace พื้นฐานสำคัญของการทำงานในโลกอนาคต

แม้โลกเราจะมีเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตใช้งานมากกว่า 30 ปี แต่บ่อยครั้งที่เวลาต้องทำงานร่วมกันจากหลากหลายทีมหรือแม้แต่การทำงานกันข้ามประเทศในโซนเวลาที่ต่างกัน มักจะพบกับอุปสรรคและสิ่งกีดขวางให้เกิดความยุ่งยากอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นระบบการสื่อสาร การนัดหมายการประชุม การจัดเก็บเอกสาร หรือแม้แต่การทำงานบนไฟล์ข้อมูลในระบบที่เป็นไปด้วยความยากลำบาก ทำให้การทำงานในรูปแบบ Multi-team ไม่ราบรื่นอย่างที่หวัง ซึ่งนั่นก็ถือเป็นโจทย์สำคัญและเป็นแรงผลักดันให้บริษัทไอทียักษ์ใหญ่อย่าง Google ได้พัฒนาโซลูชันอย่าง Google Workspace เพื่อเอื้ออำนวยให้เกิดการทำงานร่วมกันที่ยืดหยุ่นและเกิดประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับองค์กรทุกรูปแบบ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่เกิดการแพร่ระบาดของโรคโควิด 19 ทำให้นักวิเคราะห์หรือแม้แต่ธุรกิจระดับโลกต่างคาดการณ์ว่า รูปแบบการทำงานในโลกอนาคตจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างสิ้นเชิง หลายบริษัทเริ่มมีนโยบายอนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ โดยไม่ได้ผูกติดอยู่กับสถานที่ทำงานอย่างเดียวอีกต่อไป เพราะทุก ๆ องค์กรต่างได้เรียนรู้และเห็นข้อดีของการทำงานในรูปแบบ WFH ซึ่งในระยะยาวจะเกิดการเปลี่ยนแปลง Working Model ในรูปแบบไฮบริดมากยิ่งขึ้น โดยอาศัยเครื่องมือสำคัญในการเชื่อมต่อการทำงานอย่าง Google Workspace ที่จะเป็นหัวใจของการทำงานในโลกยุคใหม่ที่ทุกคนต้องเรียนรู้และปรับตัวให้ทันตั้งแต่ตอนนี้

รีวิว Google Workspace จุดเด่นที่ใครๆ ก็ยกให้เป็นหนึ่งเดียว

เชื่อว่าเราทุกคนในยุคนี้ ต่างคุ้นเคยกับ เทคโนโลยีที่ช่วยสนับสนุนการทำงานในออฟฟิศจากค่าย Google มาอย่างน้อยสองถึงสามอย่าง ไม่ว่าจะเป็น

• Gmail และ Calendar ระบบนัดหมายการประชุมและปฏิทินออนไลน์
• Google Drive พื้นที่จัดเก็บไฟล์และข้อมูลบนคลาวด์
• Docs, Sheets, Slides, Forms เครื่องมือสำหรับทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ที่ทุก ๆ คนสามารถเข้าถึงและเห็นข้อมูลล่าสุดได้ในทันที
• หรือที่กำลัง Hot Hit ล่าสุด Google Meet ระบบ Video Conference สำหรับองค์กรที่ปลอดภัยและใช้งานง่ายสุดๆ

หลายคนอ่านมาถึงตรงนี้อาจเริ่มกำลังสงสัยว่า Google workspace มีอะไรบ้าง ซึ่งต้องขออธิบายให้เข้าใจถึงแนวคิดสำคัญที่ทำให้ Google คิดและสร้าง Google Workspace ขึ้นมา ด้วยพฤติกรรมการใช้งานของผู้บริโภคที่ต้องการความสะดวกสบายเป็นหลัก มีความต้องการในการใช้บริการต่าง ๆ ไปพร้อม ๆ กันในเวลาเดียวกัน ซึ่งกลายเป็นจุดเด่นสำคัญที่ทำให้การใช้งาน Google Workspace มีประสิทธิภาพมากว่าการใช้เครื่องมืออื่น ๆ เพียงลำพัง

โดยการรวบรวมเอาเครื่องมือสำคัญ ๆ ในการทำงานทุกรูปแบบที่เราคุ้นเคยมาสร้างชุดแอปพลิเคชันที่ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานร่วมกันได้อย่างไร้ข้อจำกัดผ่านการทำงานพร้อมกันแบบ Real-time ทำให้ไม่ว่าองค์กรนั้นจะมีพื้นฐานความรู้ความเข้าใจทางเทคโนโลยีมากหรือน้อย หรือเป็นธุรกิจไซส์ใดก็ตามก็สามารถที่จะใช้ Google Workspace ได้นั่นเองครับ

และอีกอย่างที่เป็นจุดเปลี่ยนสำคัญในการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานเลยก็คือ การที่ Google Workspace ถูกออกแบบเพื่อตอบสนองความต้องการในการใช้งานจากสถานที่แตกต่างกัน ดังนั้นการทำงานทั้งหมดจึงอยู่บนระบบคลาวด์ (Cloud)  ที่คุณเพียงมีอินเทอร์เน็ตและโทรศัทท์มือถือ, คอมพิวเตอร์ หรือโน๊ตบุ๊คสักเครื่องก็สามารถทำงานจากที่ใดหรือประเทศใดก็ได้ แถมยังไม่ต้องย้ายไฟล์ให้ยุ่งยากเวลาต้องทำงานบนอุปกรณ์ที่หลากหลายของคุณ

รีวิว Google Workspace ผู้อยู่เบื้องหลังความสำเร็จของธุรกิจระดับโลก

สำหรับแบรนด์ที่อยู่มานานกว่า 200 ปี อย่างบริษัท คอลเกต-ปาล์มโอลีฟ (คอลเกต) กับการปรับตัวเพื่อให้ทันกับเทคโนโลยี เป็นเคสที่น่าสนใจที่เราอยากนำเสนอ เพื่อตอกย้ำให้เห็นความเป็น Universal product ของ Google Workspace

ด้วยอายุของแบรนด์ที่มีสินค้าวางจำหน่ายกว่า 200 ประเทศ จำนวนพนักงานกว่า 38,000 คน ที่อยู่ในสำนักงานกว่า 130 เมืองทั่วโลก คงไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะทำให้เกิดการทำงานที่เชื่อมต่อและบูรณาการถึงกัน อย่างรวดเร็ว ที่สำคัญต้องมีความปลอดภัยในการรักษาข้อมูลสูง

แต่ด้วยวิสัยทัศน์ของทีมผู้บริหารที่เห็นถึงกระแสความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วในศตวรรษที่ 21 ธุรกิจหลายอย่างต้องปิดตัวลงเพียงเพราะไม่สามารถที่จะก้าวทันผู้บริโภคในปัจจุบัน ทำให้องค์กรควรจะต้องมีการปรับตัวและมองหาโซลูชันที่มาช่วยปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ประกอบกับความเป็นองค์กรที่ให้ความสำคัญกับทีมเวิร์ค โดยคอลเกตพยายามส่งเสริมให้ทุกแผนกไม่ว่าจะเป็นเบื้องหน้าหรือเบื้องหลังได้แสดงความคิดเห็นและส่วนสำคัญในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ให้กับองค์กร เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคในตลาดและคู่ค้าได้อย่างเต็มที่ 

ทางบริษัท บริษัท คอลเกต-ปาล์มโอลีฟ (คอลเกต) จึงได้เลือก Google Workspace  เพื่อมาสนับสนุนการทำงานทั้งภายในและภายนอกองค์กร เพราะ Google Workspace เป็นระบบปฏิบัติการที่ได้รวบรวมเอากลไกการทำงานสำคัญ ๆ ในสำนักงานมาเชื่อมต่อและใช้งานได้ในที่เดียวอย่างแท้จริง ลดความยุ่งยาก ความซ้ำซ้อน และค่าใช้จ่ายในการทำระบบที่ต้องมีคนมาคอยดูแล

โดยที่พนักงานแต่ละคนอาศัยเพียง Account ที่ถูกสร้างกับ Google Workspace ก็สามารถทำงานเชื่อมต่อกับทุกๆ คนอีกกว่า 30,000 คนในองค์กรที่อยู่ในพื้นที่ต่างๆ ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และที่สำคัญมีความปลอดภัยสูง ภายใต้การรับประกันจากทีม Google

รีวิว Google Workspace กับหลากหลายเหตุผลที่ธุรกิจระดับโลกเลือก

สิ่งที่ทำให้องค์กรส่วนใหญ่ไว้วางใจ Google Workspace ให้เป็นระบบปฏิบัติการในการทำงานที่ดีที่สุดและต่างรีวิว Google Workspace ในทางที่ดีนั้นเนื่องมาจากความเปลี่ยนแปลงในทางบวกที่ Google Workspace ได้สร้างให้เห็น การช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน Productivity ให้กับองค์กรได้อย่างแตกต่าง รวมถึงการที่ Google Workspace ยังมีส่วนสำคัญในการกระตุ้นให้องค์กรเกิดรูปแบบการทำงานที่ทันสมัย รวมถึงสนับสนุนให้เกิดแนวคิดริเริ่มสิ่งแปลกใหม่ Innovation ในการทำงาน

อย่างในด้านประสิทธิภาพการทำงาน Productivity ชุดเครื่องมือจาก Google Workspace ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายเมื่อเทียบกับการทำงานแบบเดิมๆ แถมยังช่วยกระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วมของพนักงานกับลูกค้า เพื่อนร่วมงานและคู่ค้าได้อย่างดีเยี่ยม ซึ่งสิ่งเหล่านี้ไม่เพียงแต่จะสามารถช่วยปรับปรุงคุณภาพของสินค้าและบริการ แต่ยังช่วยย่นระยะเวลาในการเตรียมงานก่อนที่จะผลิตสินค้าและบริการจะออกสู่ตลาดได้อย่างน่าทึ่ง

ซึ่งจากการศึกษาและทำการรวบรวมข้อมูลการใช้งาน Google workspace ว่ามีอะไรบ้างและฟังก์ชันยอดนิยมเป็นอย่างไร เราจึงได้ข้อสรุปดังนี้

• Slides ที่ช่วยให้พนักงานในส่วนต่างๆ สามารถแก้ไขร่วมกันนำเสนอความคิดเห็นได้
• Forms ฟอร์มที่สามารถรวบรวมคำตอบและเติมข้อมูลในชีตได้อย่างง่ายดาย
• Sheets ข้อมูลที่ถูกรวบรวมลงในชีตทำให้ทุกคนสามารถนำข้อมูลมาประกอบการตัดสินใจได้ ผู้ใช้สามารถพิมพ์คำถามและรับคำตอบทันทีเกี่ยวกับข้อมูลของพวกเขาได้ทันที
• Meet  ที่สามารถใช้ได้บนทุกอุปกรณ์ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต หรือพีซี ทำให้สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็นในห้องทำงาน ห้องประชุม หรือระหว่างการเดินทาง โดยไม่ทำให้เกิดการสะดุด หรือต้องออกจากการประชุมในกลางการสนทนาที่สำคัญ รวมถึงสามารถที่จะกดแชร์ไฟล์ Presentation ที่อยู่ในมือถือให้กับผู้เข้าร่วมประชุมอื่นๆ ได้ ทันที ที่ต้องการโดยไม่ต้องเสียเวลาย้ายอุปกรณ์การเชื่อมต่อ 

ในการใช้งาน Google Workspace ยังถูกออกแบบเพื่อให้พนักงานในองค์กร สามารถบริหารจัดการเวลาของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ดังตัวอย่าง

• การเชื่อมต่อกันระหว่าง Google Workspace กับ Google Assistant ที่คุณสามารถถาม Google ว่ามีอะไรต่อไปในปฏิทินงานของคุณ รวมถึงเข้าร่วมการประชุมได้อย่างรวดเร็ว บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่รองรับ เช่น Smart phone
• การมีฟีเจอร์ที่ผสานรวมใน Google Workspace ยังช่วยให้ผู้คนแชร์เวลาทำงานและสถานที่ทำงานได้อย่างง่ายดาย ช่วยขจัดการประชุมที่ซ้ำซ้อน ช่วยบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยช่วยลดการรบกวนจากการจำกัดการแจ้งเตือน รวมถึงผู้บริหารยังสามารถที่จะเรียกดู Time Insights เพื่อประเมินว่าพวกเขาใช้เวลากับลำดับความสำคัญของตนเองอย่างไร เป็นไปตามที่พวกเขาคาดหวังไว้หรือไม่
• การมีฟังก์ชั่น Live streams ที่คุณสามารถเพิ่มคำถามและคำตอบ แบบสำรวจ และคำบรรยายสด และเนื่องจาก Google ตระหนักดีถึงวิธีที่องค์กรเชื่อมต่อกันในกลุ่มคนต่างๆ เราจึงเปิดใช้สตรีมมิงแบบสดในโดเมน Google Workspace หลายโดเมนภายในองค์กรเดียวกัน

และทั้งหมดนี้ก็เป็นเรื่องราวการรีวิว Google Workspace กับความสำเร็จของธุรกิจผู้ใช้งานจริงในระดับโลก ที่เราคัดสรรมาฝากกันในบทความนี้ และด้วยสถานการณ์ของโลกปัจจุบันที่ทุกองค์กรต่างต้องเผชิญกับคลื่นลมกระแสแห่งความเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา การมีชุดเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการทำงานที่ยืดหยุ่นอย่าง Google Workspace ก็ถือเป็นสิ่งสำคัญในการเชื่อมโยงให้ทุกฝ่ายให้รวมกันผลักดันองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้า ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ทิ้งใครไว้ข้างหลังอีกต่อไป